Vertragsstammdaten

Das Register „Allgemein“ in der Vertragsverwaltung der Skejlo App bildet den zentralen Einstiegspunkt für alle vertragsrelevanten Basisdaten. Hier werden sämtliche Informationen strukturiert erfasst – von den Stammdaten über terminliche Details bis hin zu Aufgaben und Aktivitäten. Dieses Handbuch richtet sich an Fachanwender, verwendet eine klare und verständliche Sprache und illustriert den Aufbau eines Pachtvertrags für den Bau eines Windparks inklusive eines Nachtrags anhand von Beispielen.

1. Stammdaten des Vertrags

Die Stammdaten bilden das Fundament eines jeden Vertrags. Pflichtfelder sind dabei mit einem roten Stern (*) markiert, sodass sofort ersichtlich ist, welche Angaben zwingend erforderlich sind.

Projekt
Beschreibung: Wählen Sie das zugehörige Projekt aus.
Beispiel: „Windpark Nord – Bauphase 2025“.
Vertragstyp
Beschreibung: Legen Sie den Typ des Vertrags fest, der die Struktur und Inhalte bestimmt.
Verfügbare Optionen:
- Nutzungsvertrag
- Kaufvertrag
- Dienstleistungsvertrag
- Nachtrag
  Beispiel: Für einen Pachtvertrag wird der Typ Nutzungsvertrag gewählt.
Ist Nachtrag
Beschreibung: Hier geben Sie an, ob es sich um einen Nachtrag zu einem bestehenden Vertrag handelt.
Optionen: Ja/Nein
Beispiel: Bei einem Nachtrag wird „Ja“ ausgewählt.
Übergeordneter Vertrag
Beschreibung: Dieses Feld wird genutzt, um einen übergeordneten Vertrag festzulegen – sowohl bei Nachträgen als auch bei Rahmenverträgen. Wird ein Nachtrag erfasst, referenziert dieses Feld den ursprünglichen Pachtvertrag, sodass die späteren Anpassungen im klaren Kontext zum Hauptvertrag stehen.
Verbindung zu untergeordneten Verträgen: Alle Verträge, die unter einem übergeordneten Vertrag organisiert sind, werden im Bereich Untergeordnete Verträge verwaltet.
Status
Beschreibung: Zeigt den aktuellen Bearbeitungsstand des Vertrags an.
Standardwert: Bei neuen Verträgen wird der Status automatisch auf Entwurf gesetzt.
Verfügbare Optionen:
- Entwurf
- In Verhandlungen
- In Freigabe
- Freigegeben
- Gekündigt
- Beendet
- Abgebrochen
  Beispiel: Der Vertrag beginnt im Status Entwurf und kann nach internen Abstimmungen auf In Verhandlungen gesetzt werden.
Risiko
Beschreibung: Dokumentieren Sie potenzielle Risiken die dieser Vertrag für das Projekt darstellt. Verfügbare Optionen:
- Hoch
- Mittel
- Niedrig
Externe Vertragsnummer
Beschreibung: Tragen Sie hier eine externe Nummer ein, um den Vertrag in anderen Systemen referenzieren zu können.
Beispiel: „WN-2025-001“.
Kurzbeschreibung
Beschreibung: Ein Freitextfeld zur kurzen, prägnanten Zusammenfassung des Vertragsinhalts.
Beispiel: „Pachtvertrag für Bau und Betrieb des Windparks Nord“.

2. Weitere Informationen

Dieser Abschnitt ergänzt die Stammdaten um spezifische Angaben, die bei Pachtverträgen eine wichtige Rolle spielen.

Steuersatz in %
Beschreibung: Geben Sie den für den Vertrag geltenden Steuersatz ein.
Beispiel: 19 % – entsprechend den gesetzlichen Vorgaben.
Vertragsverhältnis
Beschreibung: Bestimmt, ob es sich um eingehende oder ausgehende Leistungen handelt.
Standardwert: Das Feld ist standardmäßig auf Ausgehend gesetzt, was häufig der Situation entspricht, in der Sie als Betreiber Leistungen erbringen.
Optionen:
- Eingehend (Leistung des Vertragspartners)
- Ausgehend (eigene Leistung)
Leistungsort
Beschreibung: Definieren Sie den Ort, an dem die vertraglich vereinbarten Leistungen erbracht werden.
Beispiel: „Region Mecklenburg-Vorpommern – Offshore-Windpark“.
Rücktrittsfrist
Beschreibung: Legen Sie die Frist fest, innerhalb derer eine Vertragspartei vom Vertrag zurücktreten kann.
Beispiel: 30 Tage nach Vertragsunterzeichnung.
Rücktrittsbedingungen
Beschreibung: Bestimmen Sie die Bedingungen, unter denen ein Rücktritt möglich ist – beispielsweise, wenn bis zum Ablauf der Frist keine behördliche Genehmigung vorliegt.
Beispiel:* Ein Rücktritt ist möglich, wenn bis zum Ende der Rücktrittsfrist keine Genehmigung für den Bau des Windparks erteilt wurde.

3. Vertragsdaten

Die Erfassung der chronologischen Vertragsdaten ist essenziell, um alle wichtigen Fristen und Termine nachvollziehbar zu dokumentieren.

Eingangsdatum
Beschreibung: Datum, an dem der Vertrag bei Ihnen eingegangen ist.
Beispiel: 15.03.2025.
Versendet am
Beschreibung: Datum, an dem der Vertrag an den Vertragspartner übermittelt wurde.
Beispiel: 16.03.2025.
Vertragsabschluss
Beschreibung: Datum, an dem der Vertrag offiziell abgeschlossen wurde und die vertraglichen Verpflichtungen beginnen.
Beispiel: 25.03.2025.
Vertrag beendet am
Beschreibung: Bei befristeten Verträgen wird hier das Enddatum dokumentiert.
Beispiel: 24.03.2035 – zur Dokumentation des langfristigen Projektverlaufs.

4. Aufgaben, Aktivitäten und Zeitleiste

Im rechten Bereich des Registers befindet sich die Zeitleiste, über die alle vertraglichen Aktivitäten, Termine und Aufgaben übersichtlich verwaltet werden können. Diese Funktion unterstützt Sie dabei, den gesamten Prozess von der Vertragsverhandlung bis zum Abschluss transparent zu gestalten.

Aufgaben und Aktivitäten
Beschreibung: Erfassen Sie alle mit dem Vertrag verbundenen Aufgaben – beispielsweise wichtige Termine, Telefonate oder E-Mail-Korrespondenzen.
Beispiel: Eine Aufgabe könnte lauten: „Termin mit der Genehmigungsbehörde vereinbaren“, terminiert am 20.03.2025. Diese Aufgabe ist direkt mit dem Pachtvertrag und dem dazugehörigen Nachtrag verknüpft, sodass alle operativen Schritte klar nachvollzogen werden können.

5. Übergeordneter Vertrag und Untergeordnete Verträge

Das Feld Übergeordneter Vertrag wird genutzt, um bestehende Verträge miteinander zu verknüpfen – sei es als Nachtrag oder als Rahmenvertrag.

Beschreibung:
Dieses Feld ermöglicht es, den ursprünglichen Vertrag zu referenzieren, wenn Änderungen oder Ergänzungen vorgenommen werden. Bei einem Nachtrag, der zusätzliche Pachtbedingungen oder geänderte Laufzeiten dokumentiert, wird hier der ursprüngliche Pachtvertrag angegeben. Ebenso kann ein übergeordneter Rahmenvertrag als Basis dienen, unter dem mehrere spezifischere, untergeordnete Verträge geführt werden.
Verbindung zu untergeordneten Verträgen:
Alle Verträge, die unter einem übergeordneten Vertrag organisiert sind, werden im Bereich Untergeordnete Verträge übersichtlich angezeigt. So entsteht eine klare Hierarchie:
- Übergeordneter Vertrag: Enthält die zentralen Rahmenbedingungen und allgemeinen Regelungen.
- Untergeordnete Verträge: Erfassen spezifische Anpassungen oder Ergänzungen, wie beispielsweise einen Nachtrag mit veränderten Pachtkonditionen.
Visualisierung:
Nutzen Sie den Button „Hierarchie anzeigen“, um die gesamte Vertragsstruktur als Organigramm darzustellen. Diese grafische Übersicht erleichtert es, die Beziehungen zwischen dem übergeordneten Vertrag und den untergeordneten Verträgen auf einen Blick zu erfassen.

Beispiel:
Im Projekt „Windpark Nord – Bauphase 2025“ wurde zunächst ein Pachtvertrag abgeschlossen, der die grundlegenden Bedingungen für den Bau und Betrieb des Windparks regelt. Später wird ein Nachtrag erstellt, um veränderte Pachtpreise sowie angepasste Laufzeiten zu dokumentieren. In diesem Nachtrag wird der ursprüngliche Pachtvertrag als übergeordneter Vertrag referenziert. Mithilfe des Buttons „Hierarchie anzeigen“ können Sie diese Verbindung als Organigramm einsehen – der ursprüngliche Vertrag bildet dabei die Basis, während der Nachtrag als untergeordneter Vertrag dargestellt wird.